Assistent neue Rechnung

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DatensatzNeu im Rechnungsfenster

 

isyControl kann Sie bei der eigentlichen Erstellung Ihrer Rechnungen unterstützen. Dabei wird unterschieden nach den Rechnungsarten Aufwand, pauschal oder HOAI. Dieser Assistent sammelt ja nach Rechnungsart die verschiedenen benötigten Informationen, speichert diese in der Datenbank und erstellt zum Schluss aus den gespeicherten Informationen und einer Rechnungsvorlage ein fertiges Rechnungsdokument.

 

Der Assistent führt Sie durch folgende Seiten:

 

Allgemein

 

Projekt:

Projektnummer. Diese Feld ist nur aktiv, wenn im Rechnungsfenster die Ansicht Alle Projekte in Tabelle eingestellt ist. Ansonsten wird das aktuelle Projekt verwendet.

Rg.-Nr.:

Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer wird gemäß den Kriterien automatisch vorgeschlagen, die Sie bei Extras • Optionen • Bearbeiten  einstellen können.

Rechnungsdatum:

Datum der Rechnung. Es wird das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Art der Rechnung:

nach Aufwand:

Wählen Sie die einzelnen Zeiten und Aufwendungen, die Sie abrechnen wollen

pauschal:

Geben Sie einen einzelnen Wert als pauschalen Rechnungsbetrag ein.

nach HOAI

Geben Sie die aktuellen Bearbeitungsstände der Leistungsphasen an und bestimmen Sie, welche bisherigen Rechnungen abgezogen werden sollen.

Teilleistungen (ohne HOAI):

wie HOAI, es wird jedoch nicht auf die HOAI zurückgegriffen, sondern es werden die Teilleistungen und deren Bearbeitungsstände berücksichtigt. Bisherige Rechnungen können abgezogen werden.

nach Auftrags-
summe:

Berücksichtigt die Auftragssumme des Projektes als Honorar und ermittelt anhand des Bearbeitungsstandes daraus den Rechnungswert. Bisherige Rechnungen können abgezogen werden.

projekt-übergreifende Rechnung

Erstellt eine Hauptrechnung, die Teilrechnungen aus unterschiedlichen (Unter-)Projekten enthalten kann.

 

Welche Seiten nun angezeigt werden, hängt von der Art der Rechnung ab:

Seite

Beschreibung

verfügbar bei Rechnungsart

Zeiten

Sie sehen eine Liste der noch nicht abgerechneten Arbeitszeiten dieses Projektes. Kreuzen Sie in der Spalte abrechnen die Zeiten an, die Sie mit dieser Rechnung abrechnen wollen.

Oberhalb der Tabelle steht Ihnen eine Filterleiste zur Verfügung, mit der Sie die Zeiten eingrenzen können. Mit den Buttons Alle ein und Alle aus können Sie alle angezeigten Zeiten gleichzeitig markieren.

Aufwand

Aufwendungen

Sie sehen eine Liste der noch nicht abgerechneten sonstigen Aufwendungen dieses Projektes. Kreuzen Sie in der Spalte abrechnen die Positionen an, die Sie mit dieser Rechnung abrechnen wollen.

Auch hier können Sie die Filterleiste und die  Buttons Alle ein und Alle aus benutzen.

Aufwand

Kostensatzgruppe

Da die Zeiten und Aufwendungen in der Regel nicht mit den internen Stunden- bzw. Kostensätzen in Rechnung gestellt werden, können Sie hier die anzusetzenden Kostensätze wählen. Um die Kostensätze flexibel je nach Projekt, Auftraggeber und Vertragsgestaltung einzusetzen, können Sie verschiedene Kostensatzgruppen definieren, die einzelne Kostensätze für verschiedene Mitarbeiter oder sonstige Kostenstellen enthalten. Eine Kostensatzgruppe ist jedoch nicht fest an ein Projekt oder einen Auftraggeber gekoppelt um möglichst flexibel bleiben zu können. Wählen Sie hier aus der Liste die Kostensatzgruppe, die Sie für diese Rechnung ansetzen wollen.

Falls noch keine passende Kostensatzgruppe existiert, klicken Sie auf Neu. Damit legen Sie eine neue Kostensatzgruppe an. Mit Löschen können Sie die aktuelle Kostensatzgruppe entfernen.

In der Tabelle sehen Sie die Kostensatze, die in der Kostensatzgruppe enthalten sind. Hier können Sie die Kostensätze auch abändern.

Aufwand

pauschal

Geben Sie einen einzelnen Wert als Rechnungssumme ein. Wählen Sie außerdem, ob der eingegebene Wert der Netto- oder der Bruttobetrag sein soll. Im Word-Dokument können Sie später nähere Erläuterungen dazu schreiben.

pauschal

Zuschläge
(Aufwand, pauschal)

Kreuzen Sie hier an, ob die Zuschläge bei dieser Rechnung berücksichtigt werden sollen.

Aufwand, pauschal

HOAI-Leistungsphasen, Teilleistungen

Geben Sie für jede Leistungsphase den aktuellen Bearbeitungsstand als Absolutwert oder in % ein.

Wählen Sie außerdem, ob Sie den prozentualen Ansatz der Zuschläge bearbeiten wollen, oder ob die Zuschläge gemäß Projektfortschritt angesetzt werden sollen.

Wenn Sie "Zuschläge gemäß Projektfortschritt" wählen, wird die folgende Seite übersprungen. In diesem Fall werden die prozentualen Zuschläge mit dem vollen Prozentsatz auf den aktuell möglichen Rechnungsbetrag angesetzt. Die pauschalen Zuschlage werden mit dem Verhältnis aktueller Rechnungsbetrag / Auftragssumme angesetzt.

HOAI, Teilleistungen

HOAI-Zuschläge

Sie können hier den in der aktuellen Rechnung anzusetzenden Anteil der Zuschläge festlegen. Dies ist insbesondere bei pauschalen Zuschlägen wichtig, da nicht gleich bei der ersten Abschlagsrechnung der volle pauschale Zuschlag angesetzt werden soll.

Bei der Definition des hier einzugebenden Wertes "geleistet [%]" wird unterschieden, ob es sich um einen prozentualen oder einen pauschalen Zuschlag handelt.

%:100% entspricht dem aktuellen Bearbeitungsstand des Projektes, d.H. der Zuschlag wird mit dem vollen Prozentsatz auf den aktuell möglichen Rechnungsbetrag aufgeschlagen. (=Standard)
pauschal:100% entspricht der vollen Pauschale, d.H. mit dieser Rechnung wird die Pauschale in voller Höhe abgerechnet.

HOAI, Teilleistungen

Auftragssumme

Geben Sie hier die Auftragssumme und den derzeitigen Bearbeitungsstand ein. Diese Werte werden aus dem Projekt übernommen, können aber noch abgeändert werden.

Auftragssumme

variable Zuschläge

Wenn Sie variable Zuschläge definiert haben, die bei jeder Rechnung individuell abgefragt werde sollen, erscheint diese Seite. Geben Sie hier die aktuellen Werte für die variablen Zuschläge ein.

alle außer projektübergreifend

Auslagen

Sie können bestimmte Aufwendungen als Auslagen Ihrer Rechnung hinzufügen. Diese Auslagen werden ohne Umsatzsteuer zum Bruttobetrag der Rechnung hinzugerechnet. Auf diese Weise können Sie z.B. Gebühren und andere Auslagen, die Sie für den Auftraggeber getätigt haben, 1:1 weiter verrechnen.

Damit eine Aufwendung als Auslage gekennzeichnet und damit hier angeboten wird, darf die entsprechende Kostenstelle im Fenster Kostenstellen nicht als "mit Ust" gekennzeichnet sein.

Im laufenden Betrieb werden diese Auslagen dann wie ganz normale Aufwendungen erfasst.

alle außer projektübergreifend

bisherige Rechnungen

Wählen Sie hier, welche bisher gestellten Abschlagsrechnungen vom aktuellen Rechnungsbetrag abgezogen werden sollen. Wenn es sich bei der abzuziehenden Rechnung ebenfalls um eine Aufwandsrechnung handelt, werden deren Zeiten / Aufwendungen den aktuell abzurechnenden Zeiten / Aufwendungen hinzugefügt.

alle außer pauschal

Vorschau (Aufwand)

Hier sehen Sie die abzurechnenden Zeiten und Aufwendungen. Der Betrag der einzelnen Positionen ergibt sich aus der Multiplikation der Anzahl mit dem in der gewählten Kostensatzgruppe für die jeweilige Kostenstelle enthaltenen Kostensatz. Falls in der Kostensatzgruppe kein passender Kostensatz enthalten ist, ist das Feld Kostensatz in der Tabelle als Hinweis rot gekennzeichnet.

Sie können in dieser Tabelle auch manuell weitere Positionen hinzufügen.

Mit Gruppieren nach können Sie die Rechnungspositionen nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen, d.h. in der Rechnung werden dann nicht alle einzelnen Zeiten aufgelistet, sondern nur noch die Summen der Gruppen. Auf diese Weise können Sie z.B. eine Rechnung generieren, bei der die Stunden pro Personalgruppe zusammengefasst sind. Als Kostensatz wird dabei der durchschnittliche Kostensatz der Gruppe angesetzt.

Aufwand

Vorschau (HOAI, Teilleistungen)

Sie sehen hier eine Vorschau auf die HOAI-Rechnung. Diese Zusammenfassung dient lediglich Ihrer Information und gibt nicht das Layout des späteren Rechnungsdokuments wieder. Dieses wird erst später aus einer Word-Vorlage erstellt.

HOAI, Teilleistungen

Zusatz

Hier werden noch weitere Informationen zur Rechnung erfasst:

Zahlg.-Ziel:Zahlungsziel (Datum), wird im Bericht "Rechnungsliste" ausgewertet. Das Zahlungsziel kann wahlweise über Kalendertage oder Werktage angegeben werden.
Art:Beschreibung der Rechnung
LeistungszeitraumZeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist hier eine Angabe erforderlich.

Bemerkung:        beliebig langer Text als Bemerkung.

alle

Rechnungsparameter

Wenn Sie Rechnungsparameter definiert haben, können Sie diese Werte hier für die neue Rechnung eingeben.

alle

Adresse

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Rechnungsadresse auszuwählen:

aus Projektparameter:
Dazu ist es erforderlich, dass Sie in den Projektparametern einen oder mehrere Parameter vom Typ Adresse definiert haben. In der Liste sehen Sie alle Projektparameter von Typ Adresse. Wählen Sie hier die gewünschte Adresse.

aus Adress-Datenbank:
Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie eine beliebige Adresse aus dem Datenbestand.

aus Rechnungsparameter:
Diese dritte Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen Rechnungsparameter vom Typ Adresse angelegt haben. Sie können diese Adresse dann als Rechnungsadresse einsetzen.

alle

Ausdruck

Hier bestimmen Sie, wie die Rechnung zu Papier gebracht werden soll.

Rechnungsdokument jetzt erstellen:
Es wird ein Rechnungsdokument unter Verwendung der unten angegebenen Vorlage mit MS-Word erstellt. Nach Verlassen des Assistenten sehen Sie dort sofort Ihre druckfertige Rechnung und können eventuell noch individuelle Texte ergänzen.

kein Dokument erstellen:
Es werden lediglich die Rechnungsdaten abgespeichert. Ein Rechnungsdokument kann später aus dem Rechnungsfenster heraus oder über Datei • Rechnungen • Dokument bearbeiten erstellt werden.

Vorlage:
Wählen Sie hier die Rechnungsvorlage, die bei der Erstellung des Rechnungsdokumentes verwendet werden soll.

 

Bei kombinierten Rechnungen legen Sie an dieser Stelle fest, wann die Teilrechnungen erstellt werden sollen:

Teilrechnungen jetzt erstellen:
Nach Durchlaufen des Rechnungsassistenten wird das Teilrechnungsfenster angezeigt. Hier können Sie, ebenfalls mit dem Rechnungsassistenten, die einzelnen Teilrechnungen für unterschiedliche Projekte erstellen. Nach dem Erstellen der Teilrechnungen kehren Sie zurück zur Hauptrechnung im Rechnungsfenster und erstellen dort das Rechnungsdokument für die Hauptrechnung.

Teilrechnungen später erstellen
Es werden zunächst keine Teilrechnungen angelegt. Sie können das Teilrechnungsfenster später jederzeit mit clip0098 aus dem Rechnungsfenster heraus aufrufen.

alle

Vorgang

Das Rechnungsdokument wird in die Dokumentenverwaltung integriert. Sie können die Rechnung ohne Vorgang speichern, einen neuen Vorgang anlegen, oder einem vorhandenen Vorgang zuordnen. Je nach Auswahl können Sie unten die Vorgangsnummer und den Vorgangstyp bestimmen.

alle

Zusammenfassung

Zum Schluss zeigt der Rechnungsassistent nochmals eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Eigenschaften der Rechnung.

alle

 

Nach Verlassen des Assistenten mit OK sehen Sie bei Rechnungen nach Aufwand die abgerechneten Zeiten und Aufwendungen im Rechnungsfenster auf der Seite Details. Diese Zeiten und Aufwendungen sind jetzt als abgerechnet markiert, so dass sie beim Erstellen der nächsten Rechnung nicht mehr zur Abrechnung angeboten werden.