Vorgänge / Dokumentenverwaltung

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Vorgaenge

 

Die Dokumentenverwaltung ist in isyControl eng mit den Vorgängen verknüpft. Deshalb sind Vorgänge und Dokumente in diesem Fenster zusammengefasst. Der obere Teil des Fensters widmet sich den Vorgängen, der untere Teil den Dokumenten und e-Mails. Das Fenster bietet zusätzlich die Möglichkeiten der projektbezogenen Eingabefenster

 

Vorgänge

Vorgänge können definiert werden als in sich abgeschlossene Teilaufgaben innerhalb eines Projektes. Damit lässt sich die Arbeit an einem Projekt detailliert strukturieren. Jede Aktivität innerhalb eines Projektes kann einem Vorgang zugeordnet werden.

 

Ein Vorgang kann das Schreiben einer Rechnung, die Erstellung von Plänen oder anderen Projektunterlagen, eine Besprechung oder sonstige Projektarbeit sein.

 

Jeder Vorgang hat einen Mitarbeiter als Eigentümer, der für die termingerechte Abarbeitung verantwortlich ist. Dazu gibt es die Wiedervorlagetermine.

 

Zur besseren Auffindbarkeit von bestimmten Vorgängen gibt es die Vorgangstypen. Darin wird definiert, was die Hauptaufgabe eines Vorgangs ist, z.B. Rechnung schreiben, Planerstellung oder sonstiges.

 

Die Tabellenspalten im Einzelnen:

 

Vorg.-Nr.:Vorgangsnummer. Die Nummer wird nach einem Schema generiert, dass Sie unter Extras • Optionen • Bearbeiten • Vorgänge festlegen können.
Vorg.-Typ:Vorgangstyp. Bestimmt die Hauptaufgabe des Vorgangs und dient als Sortier- und Suchkriterium. Die Liste der Vorgangstypen kann unter Datei • Stammdaten • Vorgangstypen bearbeitet werden.
angelegt am:Datum der Erstellung des Vorgangs
Name:Beschreibung des Vorgangs
Bemerkung:beliebig langer Text als Bemerkung. In der Tabellenansicht öffnet ein Doppelklick auf die Spalte ein Fenster, in dem der Text eingegeben werden kann.
Adresse:Adresse des Beteiligten
Priorität:numerischer Wert für die Priorität
Wiedervorlage:Wiedervorlagetermin, an dem der Bearbeitungsstand des Vorgangs überprüft werden soll.
Status:Werte für den aktuellen Status. Mögliche Werte können unter Extras • Optionen • Bearbeiten • Vorgänge definiert werden.
Sachbearbeiter:Mitarbeiter, der an dem Vorgang arbeitet. Bei einer Änderung wird der neue Sachbearbeiter informiert, dass er jetzt für diesen Vorgang zuständig ist. Diese Mitteilung erfolgt über ein entsprechendes Hinweisfenster am Arbeitsplatz des neuen Sachbearbeiters entweder sofort oder falls er nicht eingloggt ist, bem nächsten Login.
Eigentümer:Mitarbeiter, der für den Vorgang verantwortlich ist.

 

Der untere Teil des Fensters widmet sich auf zwei Tabseiten den Dokumenten und den e-Mails des oben markierten Vorgangs:

 

Dokumente

Darüber hinaus dient ein Vorgang als Container für Dokumente und stellt damit ein zentrales Werkzeug in der Dokumentenverwaltung dar. Innerhalb eines Vorgangs lassen sich beliebig viele Dokumente speichern (Briefe, Tabellenkalkulationsblätter, CAD-Dateien, PDF-Dateien vom Auftraggeber etc.). Diese Dateien werden in einer speziellen Ordnerstruktur auf der Festplatte des Servers abgelegt, so dass sie bei Bedarf auch ohne isyControl bearbeitet werden können. isyControl bietet die Möglichkeit, Textdokumente auf der Basis von selbst erstellten Vorlagen mit MS-Office zu erzeugen. Außerdem können externe erstellt Dateien eingebunden werden.

 

Die Dokumente sind damit jedem Mitarbeiter zugänglich, der mit den entsprechenden Rechten am Projekt arbeitet. Zu jedem Dokument gibt es eine Historie, in der vermerkt wird, wann es mit welchem Projektstand an wen verschickt wurde. Damit können sich alle Projektbeteiligten jederzeit einen Überblick über den Schriftverkehr verschaffen, ohnen im Papierodner blättern zu müssen.

 

Zu jedem Dokument wird eine Historie geführt, in der vermerkt wird, wann das Dokument erhalten wurde bzw wann es mit welchen Bearbeitungsstand an wen verschickt wurde.

 

Die Funktionen für die Verwaltung der Dokumente erreichen Sie über die Symbolleiste oberhalb der Dateiliste:

 

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Neues Dokument allgemein:Erstellt ein beliebiges Dokument basierend auf einer von Ihnen eingerichteten Vorlage mit MS-Word oder MS-Excel.

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Neue Gesprächsnotiz: Erstellt eine Gesprächsnotiz. Diese Funktion ist insbesondere für Telefongespräche sinnvoll, deren Inhalt für die weitere Projektarbeit dokumentiert werden soll.

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Neue Rechnung: Alternativ zur entsprechenden Funktion im Rechnungsfenster können neue Rechnungen auch direkt hier in der Dokumentenverwaltung erstellt werden. Die Zuordnung zu der Rechnungstabelle der Datenbank ist trotzdem gegeben.

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Neues Angebot: Entsprechendes gilt für die Angebote

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externes Dokument hinzufügen: Mit dieser Funktion binden Sie ein externes Dokument in die Dokumentenverwaltung von isyControl ein. Dabei können Sie entscheiden, ob die Datei an ihrem ursprünglichen Ort verbleibt oder ins isyControl-Dokumentenverzeichnis verschoben wird. Alternativ kann eine Datei auch mit der Maus aus dem Explorer ins Dokumentenfenster von isyControl gezogen werden.

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Kopieren: kopiert eine Datei in die Zwischenablage

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Einfügen: Fügt eine Datei aus der Zwischenablage ein

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Dokument löschen

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Dokumentvorlage bearbeiten: Startet den Vorlagendesigner zur Erstellung von individuellen Vorlagen für Rechnungen oder sonstige Dokumente.

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Erstellt ein Begleitschreiben zum Versand eines Dokuments auf der Basis einer von Ihnen erstellten Vorlage. Ein entsprechender Eintrag in der Historie wird automatisch erzeugt.

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Historie: Öffnet in einem neuen Fenster die Historie des gerade markieren Dokuments.

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Öffnet den Dokumentenordner im Windows-Explorer. Dies erleichtert Dateioperationen auf Betriebssystemebene.

 

Die Funktionen sind auch über entsprechende Menüs mit der rechten Maustaste zu erreichen. Darüber können Sie auch eine reine Textdatei (*.txt) erzeugen.

 

Alternativ zur Funktion clip0046 können Sie auch die Einbindung von Dokumenten per Drag/Drop benutzen. Ziehen Sie dazu Dateien aus den Explorer oder auch e-Mail-Anhänge direkt aus Outlook in den Dokumentenbereich des Vorgangsfensters von isyControl. Beim Ziehen von Dateien aus den Explorer gibt es noch eine Besonderheit: Wenn beim Ziehen mit der Maus die Strg-Taste gedrückt ist, wird die Datei in die isyControl-Dokumentenverwaltung verschoben, ansonsten kopiert. Wenn Sie die Datei mit der rechten Maustaste ziehen, können Sie anschließend in einem Popup-Menü festlegen, ob die Datei kopiert, verschoben oder als externes Dokument eingebunden werden soll.

 

Die Dateiliste selbst besteht aus mehreren Spalten:

 

Name, Größe,
Typ, Datum.:        Diese Spalten beschreiben die Datei und entsprechen den Spalten aus dem Windows-Explorer.

Version:kurzer Text als Versionskennung, z. Index a
Status:Werte für den aktuellen Status. Mögliche Werte können unter Extras • Optionen • Bearbeiten • Dokumente definiert werden
SB:Zuständiger Sachbearbeiter
Bemerkung:beliebig langer Text als Bemerkung. In der Tabellenansicht öffnet ein Doppelklick auf die Spalte ein Fenster, in dem der Text eingegeben werden kann.
Titel:aussagekräftiger Titel für das Dokument

 

 

 

E-Mail

isyControl kann den E-Mail-Verkehr aus MS-Outlook projekt- und vorgangsbezogen verwalten. Damit entfällt die Suche nach Mails in Outlook und das per e-Mail diskutierte und dokumentierte Projektwissen steht allen Projektbeteiligten zur Verfügung.

 

Um eine Mail in isyControl zu speichern, ziehen Sie diese einfach mit der Maus aus Outlook in den Bereich e-Mail des Vorgangsfensters von isyControl. Jeder Projektbeteiligte hat damit Zugriff auf die Mails, die zum Projekt gehören einschließlich deren Anhänge.

 

DragOutlook2

 

Je nach dem, ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangs-Mail handelt, wird sie farblich gekennzeichnet:

clip0053Eingangsmail
clip0054Ausgangsmail

 

Für diese Unterscheidung wird die Mailadresse des Absenders untersucht. Bei Extras • Optionen • Dokumente können Sie Textbestenteile festlegen, die in Ihren Mailadressen vorkommen, z.B. @meinefirma.de. Mails mit diesem Textbestandteilen in den Absenderadressen werden als Ausgangsmails gekennzeichnet.

 

In der Symbolleiste gibt es zwei Symbole für die Verwaltung der Mails:

 

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Neue e-Mail. Führt zu einem Dialogfenster, in dem eine Adresse ausgewählt werden kann. Anschließend wird eine neue Outlook-Mail mit dieser Adresse geöffnet.

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e-Mail löschen

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Öffnet den Dokumentenordner im Windows-Explorer. Dies erleichtert Dateioperationen auf Betriebssystemebene.

 

Die e-Mailliste selbst besteht aus mehreren Spalten:

 

Von, An,
Betreff, Datum.:        Spezifische Werte der Mail, aus Outlook übernommen. Diese Felder können nicht mehr geändert werden.

Anlagen:Hier sehen Sie zunächst die Anzahl der Anlagen. Mit einem Klick auf dem Pfeil nach unten erscheint ein Popup-Fenster, in dem die Anlagen geöffnet werden können:
eMailAnlagen
Status:Werte für den aktuellen Status. Mögliche Werte können unter Extras • Optionen • Bearbeiten • Dokumente definiert werden
SB:Zuständiger Sachbearbeiter
Bemerkung:beliebig langer Text als Bemerkung. In der Tabellenansicht öffnet ein Doppelklick auf die Spalte ein Fenster, in dem der Text eingegeben werden kann.