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In den Stammdaten des Personals werden alle Informationen verwaltet, die Ihre Mitarbeiter betreffen. Dazu gehört die Mitarbeiternummer und weitere Angaben zur Identifikation genauso wie die Verwaltung von Soll- und Iststunden und die Vergabe von Rechten im Programm.

 

 

Soll ein Mitarbeiter mit ähnlichen Eigenschaften wie ein bereits vorhandener Mitarbeiter angelegt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den vorhandenen Mitarbeiter und wählen Sie Mitarbeiter duplizieren.

 

Um die Eingabe möglichst übersichtlich zu gestalten, sehen Sie auf der linken Seite eine Liste der Mitarbeiter und auf der rechten Seite die Eigenschaften des jeweiligen Mitarbeiters auf fünf Tabseiten: Allgemein, Arbeitszeit, Gehalt/Stundensatz, Rechte und Adresse.

 

Allgemein

 

Hier geben Sie die einige allgemeine Daten ein.

 

Nr:Personalnummer
Name:Name des Mitarbeiters
Kürzel:Ein Namenskürzel (z.B. die Initialen) muss vergeben werden, um den Mitarbeiter für verschiedene Zwecke zu identifizieren.
Kst.-Gruppe:Kostengruppe, der eine Aufwendung mit diesem Mitarbeiter standardmäßig zugeordnet wird
Eintrittsdatum:Datum des Eintritts in die Firma
Austrittsdatum:Datum des Austritts aus der Firma.
Region:Region, in der der Mitarbeiter seinen vertraglichen Dienstsitz hat. Hieraus ergeben sich die Feiertage und damit die Soll-Stunden des Mitarbeiters. Mit Extras - Optionen - Feiertage können die Regionen und die jeweils zu berücksichtigenden Feiertage bearbeitet werden.
Passwort:Falls ein Passwort vergessen wurde, kann ein Mitarbeiter mit Zugang zur Personalverwaltung das Passwort hier zurücksetzen. Das Passwort ist anschließend leer und kann von dem betreffenden Mitarbeiter bei dessen nächster Anmeldung bei Bedarf wieder geändert werden.

 

Arbeitszeit

 

Die vertragliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird hier eingetragen.

Wochenarbeitszeit:Die vertraglichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters am jeweiligen Wochentag.
Geben Sie dazu bei gültig ab ein Datum an, ab der die jeweiligen Arbeitszeiten / Tag gelten. Gültig ab "Eintrittsdatum" bedeutet, dass diese Zeiten von Beginn an gelten. Auf diese Weise können Sie wechselnde Arbeitszeitmodelle definieren. Bei der Ermittlung von Sollstunden / Monat und bei der Anzeige der Sollstunden im Kalender werden auch die zurückliegenden wechselnden Arbeitszeiten berücksichtigt.
Sollstunden:Die Berechnung der Sollstunden läuft normalerweise automatisch im Hintergrund ab. Dabei werden die Sollstunden intern in einer Tabelle gespeichert. Wenn anschließend der Sollstunden-Wert eines Mitarbeiters für einen bestimmten Monat benötigt wird, wird zunächst in dieser Tabelle nachgeschaut, ob der Wert schon vorhanden ist, andernfalls wird er automatisch ermittelt. Für individuelle Änderungen können Sie die Sollstunden jedoch auch manuell anpassen.
Mit einem Klick auf Sollstunden generieren können Sie automatische Generierung der Sollstunden gezielt starten. Dabei kann ein Mitarbeiter und ein Zeitbereich frei gewählt werden.
Die tatsächlichen Soll-Urlaubsstunden im Jahr werden automatisch aus den vertraglichen Urlaubsstunden übernommen. Da diese Stunden im Jahr des Ein- oder Austritts ins Unternehmen von den vertraglichen Jahres-Urlaubsstunden abweichen können, ist hier ebenfalls eine manuelle Anpassung möglich.
Überstunden:Der Button Überstunden- / Urlaub bearbeiten führt zu einem weiteren Dialogfeld, in dem Sie die Überstunden oder den Urlaub der Mitarbeiter manuell auf beliebige Werte setzen können.

 

 

Gehalt/Stundensatz

 

Hier verwalten Sie die Gehälter und Stundensätze.

Stundensatz-Historie:
Für die Werte Std.-Satz, Jahresgehalt, Soziallasten, Jahresurlaub und Überstunden incl. können Sie ein Datum angeben, ab dem diese Werte gelten sollen. Damit lassen sich bei geänderten Gehältern die Stundensätze und damit auch die Projektkosten rückwirkend neu ermitteln.

Std.-satz:interner Stundensatz des Mitarbeiters.
Soziallasten:Sozialabgaben für den Mitarbeiter pro Jahr
Jahresurlaub:Vertragliche Urlaubstunden pro Jahr

 

abweichender Projektstundenanteil...:

Bei der Ermittlung der Pep-7-Kennzahlen werden die Einzelkosten anhand der tatsächlich angefallenen Projektstundenanteile  der einzelnen Mitarbeiter berechnet. Um davon abweichend mit einem vordefinierten Projektstundenanteil für einen bestimmten Mitarbeiter zu rechnen, muss dieses Kästchen angekreuzt werden. Dann erscheint ein weiteres Eingabefeld Projektstd.-Anteil, in das Sie den zu benutzenden Projektstundenanteil in % eintragen.

 

Rechte

 

Für jeden Mitarbeiter können Sie unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Daten definieren, und zwar getrennt für jedes Bildschirm-Formular und jeden Report.

 

Die Einstellungen für Formulare und Reports erfolgen auf verschiedenen Tab-Seiten.

Formulare:

Für jedes Formular können Sie aus drei Rechten wählen (Vollzugriff, nur-lese-Zugriff, kein Zugriff). Zusätzlich lassen sich für jedes Formular, getrennt für Schreib- und Lesezugriffe, Filter definieren, die die anzuzeigenden bzw. bearbeitbaren Daten eingrenzt. Auf diese Weise können Sie z.B. festlegen, dass ein Mitarbeiter nur Zugriff auf gestimmte Projekte hat oder zwar alle Projekte sehen darf, aber nur auf bestimmte Projekte Zeiten schreiben kann.

Beim Formular Stundenübersicht kann anstatt "nur lesen" die Option "ohne Kosten" eingestellt werden. In diesem Fall kann der Benutzer die Option "Kosten" der Stundenübersicht nicht nutzen.

Der Filter kann einem Klick auf button1 bearbeitet werden. Wenn kein Schreib-Filter angegeben ist, wird der Lese-Filter auch als Schreibfilter benutzt.

Eine Besonderheit in Filtern für Datumsfelder ist das Schlüsselwort "{today}". Hierfür wird immer das aktuelle Datum eingesetzt. Dabei kann innerhalb der Klammern noch eine Angabe von +/- Tagen folgen. So steht z.B. {today - 10} für das aktuelle Datum minus 10 Tage.

 

Wenn die Option Projektfilter gilt auch für andere Formulare eingeschaltet ist, dann wird der Filter des Formulars Projekte auch für andere Formulare benutzt, die auf die Projekte zugreifen (Arbeitszeiten, Aufwendungen, Rechnungen, Angebote, Einsatzplanung, Termine, Umsatzplanung und Vorgänge). Dieses Verhalten war Standard bis einschließlich Version 2013.09. Wenn Sie komplett unabhängige Filter für Projekte und z.B. Arbeitszeiten verwenden wollen, deaktivieren Sie diese Option.

 

Mit Projektfilter gilt auch für Reports legen Sie fest, dass dieser Filter auch für alle Reports gelten soll, die auf die Projekte zugreifen.

Reports:

Hier können Sie in der Spalte Recht einstellen, ob der Mitarbeiter den jeweiligen Report ausdrucken und bearbeiten darf (Voll), ob er nur bestimmte Reporteinstellungen ohne Bearbeitung aufrufen darf (Nur Einst.) oder ob der den Report überhaupt nicht anzeigen darf (Nein).

Wie bei den Formularen lässt sich auch hier Filter angeben, der die Daten eingrenzt, die der jeweilige Mitarbeiter ausdrucken darf.

Wenn das Recht auf Nur Einst. eingestellt ist, kann in der Spalte Einstellungen eine Liste von Einstellungen angegeben werden. Der Benutzer kann dann den jeweiligen Report mit diesen Einstellungen öffnen, kann aber die Einstellungen nicht verändern. Beim Öffnen eines Reports erscheint in diesem Fall sofort das Druckvorschau-Fenster. Der Report-Einstellungsdialog wird nicht angezeigt.

Sie können die Rechte eines Mitarbeiters auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den vorhandenen Mitarbeiter und wählen Sie Rechte übertragen.

 

Adressen

Sie können für jeden Mitarbeiter eine Adresse hinterlegen. In der Dokumentenverwaltung können automatisch über Vorlagen erzeugte Dokumente dann auf spezielle Daten des Mitarbeiters zugreifen. So ist es z.B. möglich, die Durchwahl oder den vollen Namen des Sachbearbeites automatisch in einen Brief einzusetzen. Aber auch für sonstige Kommunikation können die Mitarbeiteradressen verwendet werden.

Dabei wird unterschieden, ob Sie die Adressen in der internen Adressdatenbank oder in Outlook gespeichert haben:

interne Adressdatenbank:

Die Mitarbeiteradressen werden Ihrer Firmenadresse als Ansprechpartner untergeordnet. Falls Sie Ihrem Unternehmen noch keine Firmenadresse zugeordnet haben, bekommen Sie beim Anlegen der ersten Mitarbeiteradresse die Gelegenheit dazu. Alternativ können Sie dies auch unter Extras • Optionen • Allgemein erledigen.

Klicken Sie zum Anlegen einer Mitarbeiteradresse auf Neue Adresse. Es erscheinen die von der Adressverwaltung bekannten Eingabefelder. Die Felder Tel. Zusatz auf der Seite Kommunikation können für die Durchwahl verwendet werden. Klicken Sie zum Speichern auf clip0081.

Falls die Adresse des Mitarbeiters bereits in der Adressverwaltung als Ansprechpartner unterhalb der Formenadresse existiert, können Sie diese Adresse mit Adresse auswählen dem Mitarbeiter zuordnen.

 

Outlook / Access:

Bei Outlook oder Access als Datenquelle für die Adressen müssen Sie die Mitarbeiteradressen in der externen Datenbank erfasst haben. Mit dem Button Adresse auswählen können Sie dann auf Ihre externen Kontakte zugreifen und eine Adresse auswählen.