E-Rechnung

Die E-Rechnung benötigt einige zusätzliche Angaben. Diese Daten standen bisher üblicherweise in Ihren Word-Vorlagen und waren in isyControl nicht bekannt. Da die E-Rechnung aber die komplette Information für den Auftraggeber enthalten muss, werden die Infos in diesem Assistenten nochmal abgefragt.

isyControl kann E-Rechnungen wahlweise im Format XRechnung oder ZuGFeRD erstellen. Bei der XRechnung wird lediglich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten erzeugt. Diese Datei stellt eine gültige Rechnung dar, ist allerdings nur bedingt menschenlesbar. Alternativ kann auch eine ZuGFeRD-Rechnung erstellt werden. Dabei handelt es sich um eine PDF-Datei, in die eine maschinenlesbare XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist.

Beide Formate sind gültige E-Rechnungen. Welches Format gewählt wird, sollte mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt werden.

Im Fall der ZuGFeRD-Rechnung wird bereits hier die Rechnungsvorlage abgefragt, da auf Basis dieser Vorlage die PDF-Datei erzeugt wird, in die die XML-Datei eingebettet wird.

Umgekehrt kann bei einer XRechnung die PDF-Datei in die XML eingebettet werden. Dies ist insbesondere bei umfangreichen Rechnungen wie TGA mit Anlagengruppen oder projektübergreifenden Rechnungen notwendig, da hier nicht alle Informationen im XRechnungs-Standard untergebracht werden können. In der XML stehen dann nur noch die buchhalterisch notwendigen Daten und die Informationen zum Prüfen der Rechnung stehen in der PDF. Auch hierbei muss eine Rechnungsvorlage zur Erstellung der PDF angegeben werden.

Leistungszeitraum:	Der Leistungszeitraum muss mit zwei Terminen, von, bis, angegeben werden. Im Gegensatz zu der Eingabe des Leistungszeitraums im Rechnungsassistenten ist eine grobe Angabe wie "August 2020" nicht zulässig. Wenn aber im Rechnungsassistenten bereits von- bis- Termine eingegeben wurden, werden die hier in die XRechnung übernommen.
Leitweg-ID:	Ein vom Auftraggeber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner. Wird nur bei XRechnung benötigt.
Ust.-ID selbst	Ust.-ID des Auftragnehmers
rechtliche Informationen	Geben Sie hier die erforderlichen Informationen wie Geschäftsführer, Gerichtsstand etc an, die normalerweise in der Fußzeile der Rechnung stehen.
Firmenadresse	Ihre Firmenadresse mit Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und eMail wird für die E-Rechnung benötigt.
Umkehr der Steuerschuldnerschaft	Bei Rechnungen ins Ausland, bei denen der Rechnungsempfänger selbst für die ordnungsgemäße Abfuhr der Umsatzsteuer verantwortlich ist, muss dieses Feld angegeben werden. Au0erdem ist dann die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers anzugeben.

Diese Werte sind formal nicht zwingend notwendig, können aber vom Auftraggeber verlangt werden.

Vertragsnummer
Bestellnummer
Auftragsreferenz
Ausschreibungsreferenz
Buchungsreferenz

Angaben über die Gewährung von Skonto müssen strukturiert in der Tabelle Skonto / Verzug vorgenommen werden.

Liegt dem zu berechnenden Betrag nicht die Gesamt-Rechnungssumme, sondern nur ein Teil des fälligen Betrags zugrunde, so kann der Grundwert zur Berechnung von Skonto oder Verzugszins als Basisbetrag eingetragen werden.

Diese Seite erscheint nur bei ZUGFeRD-Rechnungen, die vorherige, abzuziehende Abschlagsrechnungen beinhalten. In diesem Fall wird eine Zahlungsaufstellung der Abschlagsrechnungen als PDF in die ERechnung eingebettet, da eine direkte Angabe dieser Daten im ZUGFeRD-Format noch nicht möglich ist.

Wählen Sie hier, ob die Zahlungsaufstellung mit dem festen Standard-Layout erstellt werden soll, oder ob Sie ein individuelles Layout bevorzugen. Beim individuellen Layout ist noch die Angabe einer Word-Vorlage notwendig.

Bei ZuGFeRD-Rechnungen und XRechnungen mit eingebetteter PDF können Sie die den menschenlesbaren Teil hier noch vor der Erzeugung der PDF-Datei bearbeiten. Dazu wird Word oder OpenOffice mit dem Rechnungsdokument gestartet. Führen Sie dort die erforderlichen Änderungen durch und speichern die das Dokument als DOCX bzw. ODT. Die PDF-Datei wird anschließend automatisch daraus erstellt.

Ändern Sie nur informelle Texte und nicht die Rechnungssummen, da diese auch noch in den XML-Daten stehen. Rechtlich bindend sind die XML-Daten.

Die E-Rechnung bietet die Möglichkeit, Zusatzdokumente als rechnungsbegründende Unterlagen anzuhängen, vergleichbar mit den Anhängen einer e-Mail. Üblicherweise sind das Vertragsunterlagen oder die Rechnung selbst als PDF.

Bei einer XRechnung ist es in isyControl ist es so geregelt, dass bei HOAI-Rechnungen der TGA mit Anlagengruppen und bei projektübergreifenden Rechnungen die PDF-Rechnung zwingend als Zusatzdokument angehängt werden muss, da sich die umfangreichen Angaben dieser beiden Rechnungsformen nicht im Standard XRechnung abbilden lassen. Die XRechnung enthält in diesen Fällen nur die notwendigen Angaben wie Gesamtsumme, Adressen, Zahlungsart etc. und die weiteren vom Auftraggeber zu prüfenden Details stehen in der rechnungsbegründenden Unterlage.

Wenn die Rechnung vorherige, abzuziehende Abschlagsrechnungen beinhaltet, wird automatisch ein PDF-Dokument mit der Auflistung dieser vorausgegangenen Zahlungen (Zahlungsaufstellung) erzeugt und angehängt. Damit wird einem BMF-Schreiben entsprochen, das diese Vorgehensweise erlaubt, da eine direkte Angabe dieser Daten in den E-Rechnungsformaten noch nicht möglich ist.

In der Tabelle sehen Sie die anzuhängenden Dokumente. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Es wird eine Validierung durch geführt. Die Validierung ist keine Eigenentwicklung von isyControl, sondern erfolgt mit den offiziellen Tools von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) für XRechnungen bzw. dem Mustang-Projekt für ZuGFeRD-Rechnungen. Dadurch sind neutrale Ergebnisse der Validierung gewährleistet.

Falls die Prüfung ergibt, dass die E-Rechnung nicht gültig ist, kann ein Fehlerprotokoll an isyControl gesendet werden.

Zeigt den Speicherort im Windows-Explorer an, in dem die E-Rechnung gespeichert wurde.

Anschließend wird die E-Rechnung als XML-Datei (bei XRechnunng) oder PDF-Datei (bei ZuGFeRD) im selben Ordner wie die eigentliche Rechnung gespeichert.