Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) besagen folgendes:
Tz 107:
"Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist."
Tz 108:
"Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden."
In isyControl wird diese Anforderung folgendermaßen umgesetzt:
- Die Rechnungen können mit einem Klick auf
im Rechnungsfenster festgeschrieben (fakturiert) werden. Danach ist der Datensatz der Rechnungen im Rechnungsfenster schreibgeschützt. Vorher kann die Rechnung und das Word-Dokument der Rechnung wie gewohnt bearbeitet werden. - Bei der Festschreibung wird das Word-Dokument in der isyControl-Datenbank gespeichert und aus dem Windows-Ordner entfernt.
- Das Word-Dokument kann dann nur noch von isyControl aus geöffnet werden. Sie können es einsehen und ausdrucken, aber nicht mehr zurück speichern.
- Die Möglichkeit, das Rechnungsdokument mit „Speichern unter …“ wieder anderweitig zu speichern und zu ändern, stellt gemäß GoBD kein Problem dar, da das Originaldokument ja nicht verändert wird.
Bei weiteren Fragen zur Anwendung der GoBD wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.