In allgemeinen Reports können Sie zusätzlich zu den Datenbankfeldern berechnete Felder verwenden, d.h. der Inhalt dieser Felder ist nicht in der Datenbank gespeichert, sondern wird erst beim Ausdruck berechnet. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der noch offene Rechnungsbetrag aus (Rechnungsbetrag - Zahlungseingang) ermitteln. Für diese Berechnung muss eine Formel angegeben werden, in der ein oder mehrere Felder eines Datensatzes mit mathematischen Operatoren miteinander oder mit Konstanten verknüpft werden.
Als erweiterte Möglichkeit der berechneten Felder in Berichten steht die „Summe von Werten mit Filter“ zur Verfügung. Damit ist es möglich, zu einem Datensatz eine Summe von Werten aus einer anderen Tabelle, unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien, anzeigen zu lassen.
Beispiele dafür sind sind:
- Liste aller Projekte mit Summe der Fremdleistungen für dieses Projekt
- Alle Teilleistungen innerhalb eines Projekts mit Vergleich der Soll- und Ist-Stunden der einzelnen Mitarbeiter,
- Liste aller Projekte mit den Stunden des jeweiligen Projektleiters
Diese Dialogbox hilft Ihnen dabei, diese Formel zusammenzustellen:
Geben Sie zunächst bei Name einen Namen für das berechnete Feld ein.
Bei Art der Berechnung stellen Sie ein, wie das Feld berechnet werden soll:
1. Felder aus der Datenbank mit Berechnungen:
Dabei gibt es die Möglichkeit, bei der Übernahme von Feldern in die Formel zwischen zwei Varianten zu unterscheiden:
| Datenbankfelder | Wählen Sie das Feld aus einer Liste der Felder des Projektdatensatzes einschließlich der Projektparameter. |
| andere vorhandene Felder | Wählen Sie das Feld aus einer Liste anderer bereits definierter Felder. Auf diese Weise können Sie mit Ergebnis eines berechneten Feldes in einem anderen berechneten Feld weiterrechnen. |
Klicken Sie in beiden Fällen auf Übernehmen. Damit wird das Feld in den unteren Eingabebereich bei Formel übernommen und in geschweifte bzw. eckige Klammern gesetzt. Hier wird die eigentliche Formel zusammengestellt.
Wenn Sie alternativ auf mit Funktion übernehmen klicken, können Sie noch verschiedene Funktionen in die Formel einbauen (nur bei Datenbankfeldern möglich).
Bei Operationen finden Sie diverse Buttons für mathematische Operationen und Ziffern. Alternativ können Sie die entsprechenden Zeichen auch direkt in das Eingabefeld bei Formel eingeben. Die so zusammengestellte Formel entspricht der SQL-Syntax. Beachten Sie, dass das Dezimaltrennzeichen ein Punkt ( . ) sein muss. Textkonstanten müssen in einfache Hochkomma ( ' ) eingeschlossen sein. Texte können mit dem Operator + miteinander verknüpft werden.
Beispiele:
| Berechnung des offenen Rechnungsbetrags | {Rg.Betrag brutto} - {Rg.Eing. Brutto} |
| Berechnung eines Brutto-Betrags: | {Rg.Betrag netto} * 1.19 |
| Ermittlung der Jahreszahl aus der Projektnummer: | '20' + SUBSTRING({Rg.Proj.-Nr} FROM 1 FOR 2) (Falls die Projektnummer in der Form JJxx organisiert sind) |
| Ermittlung der Jahreszahl aus einem Rechnungsdatum: | EXTRACT(YEAR FROM {Rg.Rg.-Datum}) |
2. Funktion von Werten mit Filter
Hierbei wird eine Funktion von Werten aus einer anderen Tabelle zusammengestellt. Mögliche Funktionen sind dabei Summe, kleinster Wert und größter Wert.Sie bestimmen zunächst, welcher Wert aus welcher Tabelle verwendet werden soll. Bei der Funktion Summe kann dies nur ein Zahlenwert sein, bei kleinster oder größter Wert auch ein Datum.
Dann legen Sie fest, über welche Felder diese Tabelle mit den Hauptdaten verknüpft werden soll. Schließlich definieren Sie noch einen Filter zur Einschränkung der Werte, die aufsummiert werden. Mit einem Klick auf Wählen öffnet sich die Dialogbox für die Zusammenstellung des Filters. Dabei haben Sie hier zusätzlich zu den üblichen Funktionen des Filters die Möglichkeit, einen Wert aus den Hauptdaten als Vergleichswert für einen Filter anzugeben.
Wenn die Verknüpfung mit den Hauptdaten über das Feld Projektnummer erfolgt, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, festzulegen, ob nur die Unterprojekte verknüpft werden sollen.
Je nach Einstellung bei Art der Berechnung wird die Formel unterschiedlich generiert:
| Berechnung am Server: | Es wird eine SQL-Funktion generiert, die am Server ausgeführt wird. |
| Berechnung lokal: | Die Berechnung findet lokal am Arbeitsplatz statt. Diese Option sollte gewählt werden, wenn in der Formal auf andere bereits berechnete Felder zugegriffen wird. |
Beispiele:
| Summe aller Fremdhonorare eines Projektes | SUM ({Aufw.Kosten}, {Proj.Proj.-Nr.}, {Aufw.Proj.-Nr.}, ({Aufw.Gruppe} = 'FH')) |
| Summe der Stunden eines Mitarbeiters | SUM ({Aufw.Anzahl}, {KstSt.KSt.-St}, {Aufw.Kst.-St.}, ({Aufw.Proj.-Nr.} = '#{Proj.Proj.-Nr.}#')) |
| Datum der letzten Rechnung | MAX ({Rg.Rg.-Datum}, {Proj.Proj.-Nr.}, {Rg.Proj.-Nr}, ) |
3. laufende Nummer
Verwenden Sie diese Funktion, um die Zeilen Ihrer Berichte mit einer laufenden Nummer zu versehen.
Die laufende Nummer kann fortlaufend über den kompletten Bericht hochgezählt werden oder in jeder Gruppe wieder ab 1 beginnen.
