Archivieren

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Extras • Archivieren

 

Damit der Datenbestand von isyTimes im Laufe der Jahre nicht ins Unendliche wächst, haben Sie die Möglichkeit, ältere Daten zu archivieren. Dabei werden die älteren Daten in eine separate Archiv-Datenbank kopiert, aus der sie jederzeit mit Extras • aus Archiv zurückholen wieder zurückgeholt werden können.

 

Es gibt zwei Arten der Archivierung:

 

Projekte

Bei dieser Art der Archivierung bestimmen Sie selbst, welche Projekte mit allen zugehörigen Daten archiviert werden sollen. Dabei ist zu beachten, dass durch den Wegfall der Zeiten und Aufwendungen auf ein Projekt eventuell andere Auswertungen verfälscht werden. Wegen der gezielteren Auswahlmöglichkeit der zu archivierenden Daten ist dies jedoch die zu bevorzugende Archivierungsart.

 

  • Die gewählten Projekte werden mit allen zugehörigen Aufwendungen, Rechnungen, Arbeitszeiten und sonstigen Daten archiviert.
  • Sie bestimmen gezielt, welche Projekte Sie nicht mehr benötigen.

 

Jahrgänge

Diese Art der Archivierung versucht die Auswertungen des Datenbestandes möglichst komplett zu halten. Deshalb werden nur komplette Jahrgänge archiviert, in denen nur für aus heutiger Sicht abgeschlossene Projekte gearbeitet wurde. Dies bedeutet:

 

  • Alle Aufwendungen des zu archivierenden Jahrgangs werden archiviert.
  • Projekte, die im zu archivierenden Jahr abgeschlossen wurden und deren Rechnungen bezahlt sind, werden einschließlich der für diese Projekte gestellten Rechnungen archiviert.
  • Projekte, die später abgeschlossen wurden oder deren Rechnungen noch nicht bezahlt sind, werden nicht archiviert. Die Auswertungen über diese Projekte sind also eventuell nicht korrekt, da die Aufwendungen im zu archivierenden Jahrgang nicht mehr verfügbar sind. Projekte sollten also erst dann als abgeschlossen markiert werden, wenn feststeht, dass sie nicht mehr benötigt werden.
  • Die Ermittlung Jahrgänge, die archiviert werden können, erfolgt nach einem komplizierten Verfahren. Sie haben keinen direkten Einfluss auf die zu archivierenden Daten.

 

Wegen der mangelnden Eingriffsmöglichkeit ist diese Art der Archivierung nur noch aus Gründen der Kompatibilität mit älteren Versionen vorhanden und sollte nicht mehr verwendet werden.

 

 

Start der Archivierung

Wählen Sie Extras • Archivieren. Es erscheint ein Assistent, der Sie durch den Archivierungsvorgang führt. Dabei wählen Sie zunächst die Art der Archivierung (s.o.) und dann die zu archivierenden Daten:

 

Projekte

DlgArchiv1

 

 

Jahrgänge (obsolet)

DlgArchiv2

 

Nach einer Seite mit einer Zusammenfassung der zu archivierenden Daten startet der Archivierungsvorgang.

 

Achtung: vor einem Archivierungslauf sollte unbedingt sichergestellt werden, dass ein aktuelles Backup Ihrer Daten vorliegt.